Vous cherchez un modèle de fiche KYC fournisseur prêt à remplir, sans repartir d'une page blanche ? Cet article vous fournit un template KYC structuré, champ par champ, avec les pièces à demander côté France et côté Maroc, les trois niveaux de vigilance, un exemple rempli et les erreurs qui font recaler un dossier en contrôle. Objectif : que vous puissiez copier ce formulaire KYC fournisseur et l'utiliser dès aujourd'hui pour votre prochain onboarding. Si vous préférez le mode pas-à-pas, le guide narratif des 10 étapes détaille la démarche ; ici, place au modèle opérationnel.
À quoi sert une fiche KYC fournisseur (et pourquoi un modèle)
Une fiche KYC (Know Your Customer, appliqué au fournisseur on parle aussi de KYB, Know Your Business) est le document unique qui centralise tout ce que vous avez collecté et vérifié sur un tiers avant d'entrer en relation : son identité légale, ses dirigeants, ses bénéficiaires effectifs, son exposition aux sanctions et à la corruption, sa santé financière, et la décision de vigilance prise. En cas de contrôle Tracfin / ANRF ou d'un audit LCB-FT, c'est cette fiche horodatée qui démontre votre diligence.
Le réflexe « j'envoie un mail au fournisseur et je verrai bien » ne tient pas : il produit des dossiers incomplets, non comparables d'un fournisseur à l'autre, et impossibles à auditer. Un modèle standardisé règle trois problèmes d'un coup :
- Exhaustivité : aucun champ obligatoire oublié, parce qu'il est imprimé dans le template.
- Comparabilité : tous les fournisseurs sont décrits avec les mêmes rubriques, donc scorables sur la même grille.
- Auditabilité : un contrôleur retrouve immédiatement la source et la date de chaque vérification.
Ce besoin de structure est directement issu du dispositif réglementaire : articles L. 561-1 et suivants du Code monétaire et financier (LCB-FT), loi Sapin II sur l'évaluation des tiers, et devoir de vigilance pour les grandes entreprises. Tous convergent vers la même exigence : une approche par les risques, formalisée et conservée.
Le modèle de fiche KYC fournisseur : champs à collecter
Voici le template, regroupé en blocs. Copiez-le tel quel dans votre tableur, votre outil GED ou votre formulaire d'onboarding. Chaque champ indique quoi renseigner et la source où le vérifier (et non simplement où le déclarer).
Bloc 1 — Identité de l'entreprise
- Raison sociale exacte (telle qu'au registre)
- Forme juridique (SAS, SARL, SA, SARL AU au Maroc...)
- Identifiant légal : SIREN/SIRET (FR) ou n° RC + ICE à 15 chiffres (MA)
- Date d'immatriculation et ancienneté
- Adresse du siège + indicateur de domiciliation (siège réel vs centre de domiciliation)
- Code activité (NAF/APE en France) et objet social
- Statut : actif / radié / en procédure
Bloc 2 — Dirigeants et mandataires
- Liste complète des dirigeants statutaires (président, gérant, DG)
- Date de naissance / nationalité (pour le screening)
- Nombre de mandats actifs par dirigeant (signal nominee si excessif)
- Pouvoir d'engagement (qui signe ?)
Bloc 3 — Bénéficiaires effectifs (UBO)
- Toute personne physique détenant directement ou indirectement > 25 % du capital ou des droits de vote, ou exerçant un contrôle de fait
- Chaîne de détention (holdings intermédiaires, trusts, sociétés étrangères)
- Pays de résidence de chaque UBO
Bloc 4 — Screening risque
- Résultat sanctions (OFAC SDN, ONU, UE, OFSI ; côté Maroc : liste CNASNU)
- Statut PEP de chaque dirigeant et UBO
- Revue de presse défavorable (24 derniers mois)
- Procédures collectives (BODACC / bulletins officiels marocains)
Bloc 5 — Santé financière
- Chiffre d'affaires et résultat net (3 derniers exercices si disponibles)
- Fonds propres / capitaux propres négatifs (red flag)
- Indices de défaillance ou impayés connus
Bloc 6 — Décision et traçabilité
- Niveau de vigilance retenu (simplifiée / standard / renforcée)
- Décision : entrée en relation acceptée / refusée / sous conditions
- Validateur (nom, fonction) et date
- Date de prochaine revue
- Localisation de l'archive (lien GED, horodatage)
Pièces à demander : France vs Maroc
C'est ici que le corridor France-Maroc impose des nuances que les templates génériques anglo-saxons ignorent. Les registres, les identifiants et les justificatifs ne sont pas les mêmes. Le tableau suivant donne, pour chaque rubrique, la pièce à exiger et la source officielle de contre-vérification.
| Rubrique | France — pièce / source | Maroc — pièce / source |
|---|---|---|
| Existence légale | Extrait Kbis < 3 mois (Infogreffe), SIREN actif (sirene.fr / RNE) | Modèle J / extrait RC (OMPIC), ICE 15 chiffres vérifié |
| Statuts | Statuts à jour certifiés conformes | Statuts certifiés + PV de constitution |
| Bénéficiaires effectifs | Extrait du RBE (data.inpi.fr) | Déclaration UBO (registre en modernisation) + chaîne capitalistique attestée |
| Régularité fiscale/sociale | Attestation de vigilance URSSAF, attestation fiscale | Attestation DGI + attestation CNSS |
| Comptes annuels | Bilans déposés au greffe (Pappers/INPI) | Comptes déposés (sociétés cotées : Bourse de Casablanca) ou demande directe |
| Coordonnées bancaires | RIB + contrôle IBAN cohérent (anti faux RIB) | RIB marocain + contrôle (voir paiement fournisseur marocain) |
| Identité dirigeant | Pièce d'identité du signataire | CIN du gérant / mandataire |
Deux pièges spécifiques au Maroc. D'abord, l'ICE (Identifiant Commun de l'Entreprise) est la clé de voûte : un fournisseur sérieux le communique sans difficulté, et il se recoupe avec l'OMPIC — voir notre tutoriel ICE. Ensuite, côté sanctions, la source officielle de gel d'avoirs au Maroc est la CNASNU (liste ONU intégrée + liste locale), pas l'ANRF qui ne publie aucune liste consultable. Confondre les deux est l'erreur classique des dispositifs improvisés.
Trois niveaux de vigilance : adapter la fiche au risque
Une approche par les risques signifie que toutes les fiches ne se valent pas. Le template prévoit un champ « niveau de vigilance » dont voici la grille de décision.
| Niveau | Quand l'appliquer | Profondeur de la fiche |
|---|---|---|
| Simplifiée | Fournisseur faible montant, secteur peu exposé, entité régulée transparente | Blocs 1, 4 (sanctions) et 6. Vérification d'existence + screening de base. |
| Standard | Cas courant : relation commerciale récurrente, montants moyens | Tous les blocs, UBO documentés, 3 exercices financiers. |
| Renforcée | PEP impliqué, structure offshore, pays sensible, montant > 100 K€, presse défavorable | Tous les blocs + chaîne UBO remontée jusqu'aux personnes physiques, justificatifs d'origine des fonds, validation direction. |
Pour calibrer le risque pays et le risque sectoriel qui déclenchent la vigilance renforcée, appuyez-vous sur notre méthode de scoring du risque fournisseur et notre repère risque pays.
Exemple de fiche KYC remplie
Voici à quoi ressemble le template une fois renseigné pour un fournisseur marocain fictif, dans le cadre d'un sourcing textile à l'import. Les valeurs sont illustratives.
| Raison sociale | Atlas Textile Production SARL |
| Identifiant légal | RC Casablanca 154872 — ICE 001987654000045 |
| Immatriculation | 2016 (9 ans d'ancienneté) — statut actif (OMPIC) |
| Siège | Zone industrielle Aïn Sebaâ, Casablanca — siège réel (pas une domiciliation) |
| Dirigeant | Gérant unique, 1 seul mandat actif — CIN vérifiée |
| UBO | 1 personne physique détenant 100 %, résidente au Maroc |
| Sanctions / CNASNU | Aucune correspondance (entreprise et UBO) |
| PEP | Aucun |
| Presse (24 mois) | RAS |
| Procédures collectives | Aucune |
| Finances | CA stable, fonds propres positifs |
| Niveau de vigilance | Standard |
| Décision | Entrée en relation acceptée — validée par le DAF le 22/06/2026 |
| Prochaine revue | Annuelle, ou sur événement déclencheur |
Notez ce qui rend cette fiche défendable : chaque ligne renvoie à une source vérifiée, pas à une simple déclaration du fournisseur. C'est la différence entre une fiche qui passe un contrôle et une fiche cosmétique.
Les erreurs courantes qui invalident une fiche KYC
- Se contenter du déclaratif. Demander l'ICE ou le SIREN ne suffit pas : il faut le recouper avec la source officielle (OMPIC, RNE). Une fiche sans source citée ne vaut rien en audit.
- Oublier les bénéficiaires effectifs. S'arrêter au gérant visible et ne pas remonter la chaîne capitalistique laisse passer un PEP ou un sanctionné en bout de chaîne. Voir identifier l'UBO.
- Confondre ANRF et CNASNU côté Maroc. Screener contre la mauvaise source revient à ne pas screener du tout.
- Figer la fiche. Un dossier validé une fois et jamais revu devient faux : changement de dirigeant, ouverture de procédure, nouvelle inscription sanctions. D'où l'intérêt du monitoring continu.
- Ne pas dater ni archiver. Une fiche sans horodatage ni conservation (5 ans FR / 10 ans MA) ne prouve pas la diligence au moment de la décision.
- Appliquer le même niveau à tout le monde. Pas d'approche par les risques = soit vous sur-traitez les petits fournisseurs, soit vous sous-traitez les dossiers sensibles.
Du modèle au process : intégrer la fiche dans l'onboarding
Une fiche isolée ne suffit pas : elle s'inscrit dans un flux complet de sélection, contractualisation et suivi. Notre guide onboarding fournisseur (process KYB complet) montre où la fiche s'insère, qui la valide et comment la rafraîchir. Et pour le cadre méthodologique LCB-FT d'ensemble côté PME, le guide KYC due diligence PME 2026 resitue chaque champ dans son obligation.
FAQ
Existe-t-il un modèle de fiche KYC fournisseur gratuit et conforme ?
Les blocs présentés ci-dessus constituent un modèle directement copiable, aligné sur les exigences LCB-FT (CMF L. 561-1 et s.), Sapin II et le devoir de vigilance. La conformité ne vient pas du fichier mais de la rigueur de remplissage : chaque champ doit être vérifié à sa source officielle et horodaté. Un beau formulaire mal renseigné reste non conforme.
Quelles pièces sont vraiment obligatoires à demander à un fournisseur ?
Le socle minimal : justificatif d'existence légale récent (Kbis/extrait OMPIC), identité du signataire, identification des bénéficiaires effectifs, et RIB contrôlé. Le reste (comptes annuels, attestations fiscales et sociales) se demande selon le niveau de vigilance et l'enjeu du contrat.
Le template change-t-il entre la France et le Maroc ?
Les rubriques sont identiques ; ce sont les pièces et les sources qui diffèrent : SIREN/Kbis/RNE et RBE en France, RC/ICE/OMPIC et déclaration UBO au Maroc, attestations URSSAF vs DGI+CNSS, et CNASNU au lieu des listes nationales pour le gel d'avoirs. Un bon modèle prévoit les deux colonnes plutôt qu'un format mono-pays.
À quelle fréquence faut-il mettre à jour la fiche ?
Revue annuelle au minimum pour les fournisseurs récurrents, et mise à jour immédiate à chaque événement déclencheur (alerte presse, changement de dirigeant ou d'UBO, nouvelle inscription sanctions, ouverture de procédure). Idéalement, basculez vers une surveillance continue automatisée.
Combien de temps pour remplir une fiche complète ?
En collecte manuelle : 2 à 3 heures par fournisseur entre les registres, les listes de sanctions et la presse. Avec un moteur qui interroge les sources publiques FR et MA en parallèle, l'essentiel des champs vérifiables se remplit en moins de 60 secondes ; il vous reste à arbitrer le niveau de vigilance et à archiver.
Conclusion
Un bon modèle de fiche KYC fournisseur n'est pas un joli formulaire : c'est une grille qui force l'exhaustivité, impose la source officielle derrière chaque champ, et adapte la profondeur au risque — particulièrement sur le corridor France-Maroc où registres et identifiants diffèrent. Copiez les blocs ci-dessus, branchez-les à votre onboarding, et ne laissez plus aucun dossier reposer sur le seul déclaratif.
RiskSonnar remplit automatiquement l'essentiel de cette fiche sur 25 sources officielles (France + Maroc) en 60 secondes, avec rapport PDF auditable archivable. Décidez vous-même du niveau de vigilance — nous vous donnons la matière vérifiée. Vérifier un dirigeant · Voir nos sources et notre méthodologie · Tester gratuitement.